С 1 июля 2026 года действуют новые электронные форматы книги покупок, книги продаж и журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур. Они утверждены приказом ФНС России от 17 марта 2026 года № ЕД-1-26/186@ и приведены в соответствие с актуальными формами документов по НДС.
В обновлённых форматах предусмотрены дополнительные сведения об индивидуальных предпринимателях. Также появился реквизит для номера и даты счёта-фактуры продавца при отгрузке в счёт ранее полученной полной или частичной оплаты.
До 1 июля допускалось формирование электронных файлов по прежним форматам. После этой даты ФНС указывает на приём документов строго в новых форматах. Поэтому правильная сумма в учётной системе ещё не гарантирует успешную отправку, если отчётный модуль или интеграция ЭДО формирует устаревшую структуру файла.
Проверку лучше провести до ближайшей обязательной отправки: обновить программу, сформировать тестовые книги и журнал, проверить новые поля и убедиться, что оператор ЭДО и учётная система используют совместимые версии формата.
Где возникает риск отказа в приёме
Ошибка может появиться не в самой декларации, а на участке между первичным документом и итоговым XML-файлом. Например, программа обновлена, но отдельный модуль выгрузки использует прежнюю схему; либо новый реквизит есть в учёте, но не передаётся через интеграцию.
Для проверки нужен полный маршрут одного документа: счёт-фактура, запись в книге покупок или продаж, сформированный файл и протокол контроля. Если используется несколько программ или внешняя бухгалтерия, заранее фиксируют, какая система отвечает за каждый этап.
- Версия бухгалтерской программы и модуля электронной отчётности.
- Формат выгрузки книги покупок, книги продаж и журнала счетов-фактур.
- Заполнение сведений об ИП и реквизитов счёта-фактуры по авансовой операции.
- Протоколы форматно-логического контроля и сообщения оператора ЭДО.
Как провести контрольную выгрузку
Выберите несколько типовых операций и одну нестандартную, связанную с авансом или корректировкой. Сформируйте документы заново после обновления, затем сопоставьте реквизиты в учётной форме и электронном файле. Отдельно проверьте период и сторону операции, чтобы запись не попала в неверную книгу.
Результат проверки лучше сохранить: номер версии программы, дату обновления, тестовый файл и протокол без ошибок. Такой комплект помогает быстрее установить причину, если рабочая отправка впоследствии будет отклонена.
Перед первой отправкой по новому формату
- Обновить бухгалтерскую программу, отчётный модуль и интеграцию с оператором ЭДО.
- Проверить, что выгрузка использует формат, действующий после 1 июля 2026 года.
- Сверить новые реквизиты на операциях с ИП и отгрузкой в счёт аванса.
- Прогнать контрольный файл и разобрать каждую ошибку до рабочей отправки.
- Сохранить финальный XML, квитанции и протоколы приёма документов.