Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате XML со сведениями о доверителе, представителе и его полномочиях. По разъяснению ФНС она нужна уполномоченному лицу, которое подписывает электронные документы своей квалифицированной подписью физического лица от имени организации или ИП.
МЧД не заменяет электронную подпись представителя и не является картинкой или сканом бумажной доверенности. В электронном обмене работают вместе три элемента: действующая КЭП физического лица, зарегистрированный XML-файл доверенности и полномочия, достаточные для конкретного документа или действия.
Официальный сервис ФНС позволяет выбрать формат доверенности, заполнить сведения, определить полномочия, проверить введённые данные и сформировать XML. Готовый файл подписывается КЭП руководителя, после чего загружается в распределённый реестр и регистрируется автоматически.
При направлении отчётности или документов представитель прикладывает XML-файл МЧД. Поэтому проверка должна завершаться не скачиванием файла, а контролем его статуса и пробной отправкой до крайнего срока отчётности.
Как оформить МЧД в сервисе ФНС
Сначала определяют вид документа: единый формат МЧД, передоверие или электронная доверенность для налогового органа. Выбор зависит от того, кто выдаёт полномочия, кому они передаются и в каком взаимодействии доверенность будет использоваться.
Затем последовательно заполняют данные доверенности, доверителя и представителя. Реквизиты лучше сверять не по переписке, а по актуальным регистрационным сведениям и сертификату КЭП, чтобы различие в ИНН, ФИО или статусе подписанта не обнаружилось уже при отправке.
- Выбрать формат МЧД и проверить, допускается ли передоверие для нужного сценария.
- Заполнить сведения о доверителе и представителе без сокращений и случайных пробелов.
- Выбрать полномочия из классификатора либо корректно описать их вручную.
- Проверить данные, сформировать XML и скачать итоговый файл.
- Подписать файл КЭП руководителя и загрузить его через вкладку «Загрузить в реестр».
- Убедиться, что доверенность зарегистрирована и доступна для проверки по идентификатору.
Почему документ по ТКС может не пройти
Даже зарегистрированная МЧД не подтверждает любые действия представителя. Если полномочия сформулированы уже, чем фактически отправляемый документ, информационная система может не подтвердить право подписи. Поэтому набор полномочий сверяют с типами отчётности и обращений, которые сотрудник будет направлять.
Повторная проверка обязательна после смены руководителя, отзыва доверенности, отказа представителя от полномочий, изменения сертификата или окончания срока. ФНС указывает, что сервис поддерживает заявления на отмену доверенности и отказ от полномочий, поэтому старый локальный XML сам по себе не доказывает действительность МЧД.
Контроль перед первой отправкой по ТКС
- Сопоставить ФИО, ИНН и другие реквизиты представителя с сертификатом его КЭП.
- Проверить срок действия МЧД и отсутствие сведений об отмене или отказе от полномочий.
- Убедиться, что полномочия покрывают конкретную декларацию, расчёт, пояснение или обращение.
- Проверить регистрацию XML-файла в реестре и сохранить идентификатор доверенности.
- Провести тестовую отправку заранее и сохранить квитанции оператора о приёме документа.